एमएस एक्सेस क्या है? इसकी विशेषताएं, उपयोग

पर्सनल कंप्युटर सामान्य उपयोग के क्षेत्र मे एमएस एक्सेस एक बेहद महत्वपूर्ण कंप्युटर एप्लीकेशन है जब हम कंप्युटर के बारे मे सामान्य चीजों की सिख रहे होते है तब हमें एमएस एक्सेस से भी Introduce कराया जाता है लेकिन आज भी काफी सारे ऐसे लोग है जिन्हे एमएस एक्सेस क्या है? इस बारे मे बिल्कुल भी जानकारी नहीं है उन सभी को मैं इस लेख मे एमएस एक्सेस के बारे मे विस्तृत जानकारी प्रदान करने वाला हूँ।

एमएस यानि माइक्रोसॉफ्ट जो की दुनिया की काफी बड़ी तकनीकी कंपनी है जिसकी अहमियत आज के समय मे काफी अधिक है इसका अंदाजा इस बात से लगा सकते है आज हम सभी अपने पर्सनल कंप्युटरो पर जिस विंडोज़ ऑपरेटिंग सिस्टम का इस्तेमाल करते है या कर रहे है वह इसी माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा विकसित किया गया है।

ऐसे मे माइक्रोसॉफ्ट कंपनी के द्वारा ऐसे काफी सारे कंप्युटर प्रोग्राम विकसित किए गए है जिसका की इस्तेमाल आज करोड़ों लोग अपने विभिन्न कार्यो को करने के लिए करते है जिसमे से एक एमएस यानि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस भी है और इसी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अंतर्गत आता है एमएस एक्सेस, जिसके बारे मे हमें तब पता चलता है जब हम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सिख रहे होते है।

तो चलिए अब आप सभी को मैं एमएस एक्सेस क्या होता है, एमएस एक्सेस की विशेषताएं, एमएस एक्सेस के फायदे, एमएस एक्सेस के उपयोग एवं इससे जुड़ी समस्त जानकारी विस्तार से बताता हूँ।

एमएस एक्सेस क्या है – What is MS Access in Hindi

एमएस एक्सेस का पूरा नाम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस है यह एक तरह का DBMS अर्थात डेटाबेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है जिसके द्वारा हम डेटाबेस बनाकर उसे मैनेज कर सकते है यहाँ पर डेटाबेस मैनेजमेंट संबंधित कार्यो को करने हेतु हमें किसी Backend प्रोग्रामिंग भाषा जैसे SQL इत्यादि की जानकारी होना जरूरी नहीं है क्योंकि इसमे हमें GUI अर्थात ग्राफिकल यूजर इंटरफेस मिलता है जिसके द्वारा हम बड़ी आसानी से डेटाबेस मैनेजमेंट संबंधित कार्यो को कर सकते है।

यह एमएस एक्सेस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जो की एक कंप्युटर सॉफ्टवेयर का Bundle है उसका एक Component भी है इसके जरिए डेटाबेस बनाकर उसमे डेटा स्टोर करना और उसे मैनेज करना, Report तैयार करना एवं सभी तरह के डेटाबेस से जुड़ी कार्यो को किया जा सकता है इसका उपयोग Front End और Back End दोनों ही रूप मे किया जाता है जहां पर हम Front End मे GUI के जरिए एंट्री तैयार करते है वहीं पर Back End मे इसका उपयोग Visual Basic और ASP.net के माध्यम से किया जाता है।

एमएस एक्सेस एक काफी बेहतरीन डेटा मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है क्योंकि इसमे डेटा मैनेजमेंट से जुड़ी समस्त Features Inbuild ही मौजूद होता है यहाँ पर विभिन्न तरह के डेटाबेस से जुड़े कार्य जैसे डेटाबेस बनाना, नए डेटा की एंट्री करना, डेटा मे बदलाव करना, इत्यादि किया जा सकता है यह छोटे और मध्यम वर्ग के व्यवसायों के लिए काफी अधिक उपयोगी डेटा मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है।

एमएस एक्सेस का इतिहास (History)

अगर हम एमएस एक्सेस के इतिहास की बात करे तो इसकी डेवलपमेंट की शुरुआत आज से काफी वर्ष पहले Project Omega के दौरान 1980 मे ही हो चुका था लेकिन एमएस एक्सेस का पहला संस्करण 1992 मे Release किया गया उस समय यह केवल Access था इसे एमएस ऑफिस के बन्डल मे शामिल नहीं किया गया था जिसके बाद इसमे समय समय पर Improvements किए गए और फिर 1995 – 96 के दौरान इसे एमएस ऑफिस Suit 365 मे शामिल किया गया।

तब से यह एमएस ऑफिस का ही एक हिस्सा है, आज इसका इस्तेमाल दुनियाभर के लोग डेटा मैनेजमेंट संबंधित कार्यो को करने हेतु करते है।

एमएस एक्सेस मेनू बार (Menu Bar)

एमएस एक्सेस के मेनू बार मे काफी सारी अलग अलग Function मौजूद है जैसे –

1. Home

इस वाले टैब मे विभिन्न तरह के Block मौजूद होते है जो सभी Text से संबंधित होते है जिसकी सहायता से एमएस एक्सेस के अंदर डाटा की एंट्री करते समय लिखावट मे किसी तरह का कोई बदलाव जैसे Fonts बदलना इत्यादि या सुधार कर सकते है।

2. Create

एमएस एक्सेस के मेनू बार मे Create का View मौजूद होता है जिसमे जाने पर विभिन्न प्रकार के Templets मिल जाते है जिस पर क्लिक करके हम अपने जरूरत के अनुसार पहले से Customized किया हुआ डेटाबेस Create कर सकते है।

3. External Data

एमएस एक्सेस के मेनू बार के अंदर तीसरे नंबर पर External Data View मौजूद होता है जिस पर क्लिक करके हम विभिन्न साधन जैसे Excel, Word, XML File इत्यादि से डेटा अपने एमएस एक्सेस के अंदर Import कर सकते है।

4. Database Tools

एमएस एक्सेस के मेनू बार के अंदर चौथे नंबर पर Database Tools का View मौजूद होता है जिसमे अलग अलग जैसे Relationship, Database Documenter, analyze performance इत्यादि Tools मौजूद होते है जिन सभी की सहायता से हम अपने डेटाबेस के अंदर अलग अलग Task Perform कर सकते है जैसे Relationship टूल की मदद से डेटा का आपस मे संबंध Define कर सकते है, इत्यादि।

5. Design

एमएस एक्सेस के मेनू बार के अंदर पाँचवे नंबर पर Design View मौजूद होता है इसकी सहायता से हम हम विभिन्न Task Perform कर सकते है जैसे डेटाबेस की Designing मे बदलाव कर सकते है, अलग अलग Formula Apply कर सकते है, इसकी सहायता से Report, Form, Query, Tables इत्यादि Create करके उन्हे अपने अनुसार मैनेज और Customized कर सकते है।

एमएस एक्सेस की विशेषताएं (Characteristics)

एमएस एक्सेस सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला DBMS मे से एक है ऐसे मे इसकी कई सारी विशेषताएं है जैसे –

1. डेटाबेस का निर्माण

एमएस एक्सेस काफी सरलता के साथ डेटाबेस निर्माण करने की सुविधा प्रदान करता है क्योंकि यहाँ पर विभिन्न तरह के टेम्पप्लेट्स मिलते है जिसकी सहायता से डेटाबेस निर्माण की प्रक्रिया स्क्रैच से शुरू किया जा सकता है।

2. Export और Import की सुविधा

एमएस एक्सेस मे Excel, अन्य डेटाबेस सिस्टम से डेटा को Export और Import किया जा सकता है यहाँ पर अलग अलग फाइल फॉर्मेट वाले डेटाबेस को Import करके उपयोग मे लाने की सुविधा मिलती है।

3. Validation नियम Defining

एमएस एक्सेस के डेटाबेस मे किसी भी तरह का डेटा एंट्री करते समय अपने अनुसार Validation नियम Define कर सकते है जिससे डेटा मे किसी भी तरह की गड़बड़ियों को आसानी से पकड़ा जा सकता है जिससे डेटा की सटीकता काफी अच्छी हो जाती है।

4. सुरक्षा

एमएस एक्सेस एक उच्च स्तर का सुरक्षा प्रदान करता है यहाँ पर आप डेटाबेस के Access को मैनेज कर सकते है, आपके डेटाबेस को कौन देख, एडिट और डिलीट कर सकता है ये सारी चीजे भी आप एमएस एक्सेस के अंदर मैनेज कर सकते है।

5. ग्राफिकल यूजर इंटरफेस

एमएस एक्सेस मे हमें GUI अर्थात ग्राफिकल यूजर इंटरफेस मिलता है जिसकी सहायता से हम डेटाबेस मैनेजमेंट समबंधित कार्यो को सरलतापूर्ण तरीके से कर सकते है कोई प्रोग्रामिंग भाषा सीखने की जरूरत नहीं पड़ती है।

6. रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम

एमएस एक्सेस एक तरह का रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है जिसका मतलब यह है की यहाँ पर रिलेशनल डेटाबेस बना और मैनेज कर सकते है, इस पर हम डेटा के बीच के Relation को Define कर सकते है जिससे डेटा मैनेज करना काफी आसान हो जाता है।

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एमएस एक्सेस का उपयोग (Uses)

वर्तमान समय मे एमएस एक्सेस DBMS का इस्तेमाल अलग अलग क्षेत्रों मे अलग अलग कार्यो के लिए किया जाता है जैसे –

1. व्यवसायों मे

छोटे एवं मध्यम स्तर के व्यवसायों मे एमएस एक्सेस का उपयोग डेटाबेस बनाने के लिए किया जाता है जिस डेटाबेस मे ग्राहकों की जानकारीया, क्रय विक्रय जानकारी एवं समस्त व्यवसाय समबंधित डेटा को स्टोर किया जाता है।

2. शिक्षा के क्षेत्र मे

शिक्षा के क्षेत्र मे एमएस एक्सेस का उपयोग किया जाता है, विभिन्न शैनक्षणिक संस्थान छात्र छात्राओ की जानकारी एवं समस्त विद्यालय या महाविद्यालय की जानकारी को एक डेटाबेस मे सटीकता के साथ स्टोर करने हेतु इसका उपयोग करते है।

3. वित्तीय क्षेत्रो मे

वित्तीय क्षेत्र मे हर एक चीजों का हिसाब रखना पड़ता है अन्यथा काफी नुकसान हो सकता है ऐसे मे सारी वित्तीय समबंधित जानकारीयो को सटीकता के साथ मैनेज करने के लिए एमएस एक्सेस का उपयोग किया जाता है।

4. व्यक्तिगत कार्यो के लिए

काफी सारे लोग एमएस एक्सेस का उपयोग व्यक्तिगत डेटाबेस बनाकर उसमे अपने किसी भी तरह के कार्यो के डेटा को सटीकता के साथ स्टोर करने के लिए और उसे समय समय पर मैनेज करने हेतु करते है।

5. Data Analysis के लिए

एमएस एक्सेस मे ऐसे कई सारे Features और Functions मौजूद है जो की डेटा को Analyze करने मे काफी अधिक उपयोगी होते है यहाँ पर डेटाबेस बनाकर डेटा को स्टोर करके फिर उसका विश्लेषण (Analysis) एवं उससे निर्णय लिया जा सकता है।

कंप्युटर मे एमएस एक्सेस कैसे ओपन करे?

विंडोज़ के लगभग सभी OS वाले कंप्युटर मे एमएस एक्सेस Preinstalled आता है आप नीचे दिए गए प्रक्रिया को अपनाकर अपने कंप्युटर मे एमएस एक्सेस ओपन कर सकते है –

1. सबसे पहले अपने कंप्युटर को शुरू कर लीजिए।
2. उसके बाद Windows वाले आइकान के साइड मे Type here to search का विकल्प मिलेगा जिस पर क्लिक करे।
3. फिर अब Access लिखिए उसके बाद Microsoft Office Access एप्लीकेशन का आइकान आ जाएगा जिस पर क्लिक कर दीजिए।
4. जिसके बाद आपके कंप्युटर पर एमएस एक्सेस ओपन हो जाएगा और अब आप Blank database लेकर काम शुरू कर सकते है।

निष्कर्ष

एमएस ऑफिस एक सॉफ्टवेयर का Bundle है जिसमे अलग अलग सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन मौजूद है उन्ही का एक हिस्सा एमएस एक्सेस भी है जो की डेटाबेस समबंधित कार्यो के लिए काम मे लाया जाता है, कंप्युटर की दुनिया मे सामान्य कार्यो हेतु इन सब का काफी बड़ा नाम है ऐसे मे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है (What is MS Access in Hindi) इसके बारे मे सभी कंप्युटर उपयोगकर्ताओ को जानना आवश्यक है।

उम्मीद है की इस लेख से आपने बहुत कुछ नया जाना और सीखा होगा और आपको अपने सारे सवालों के जवाब भी सरलता से मिल गए होंगे और फिर भी कोई सवाल आपके दिमाग मे रह गया है तब उसे नीचे Comment मे Type कर सकते है और अंत मे यही निवेदन है की इस लेख को हो सके तो Facebook, Twitter इत्यादि पर अवश्य साझा करे।